怎樣做好展會(huì)策劃？

1、正確獲得展會(huì)主題

一個(gè)展會(huì)主題提出后要經(jīng)過(guò)論證方可確定，經(jīng)過(guò)收集大量的相關(guān)行業(yè)信息了解該行業(yè)分析展會(huì)的可行性。在收集信息的時(shí)候要通過(guò)多種渠道進(jìn)行，因?yàn)槎嗲朗占男畔⒉拍芨娴牧私庑袠I(yè)，一方面可以利用互聯(lián)網(wǎng)信息量大的優(yōu)勢(shì)進(jìn)行大量的收集，然后將收集的信息整合；另一方面通過(guò)走訪行業(yè)專(zhuān)業(yè)人士了解該行業(yè)行情和行業(yè)的布局；第三、對(duì)展會(huì)舉辦地的實(shí)地考察，了解展會(huì)舉辦地是否具有產(chǎn)業(yè)優(yōu)勢(shì)、區(qū)位條件、政府的政策是否有支持等。

2、展會(huì)立項(xiàng)策劃書(shū)的寫(xiě)作

立項(xiàng)策劃書(shū)的內(nèi)容主要有以下幾個(gè)方面：

（1） 辦展市場(chǎng)環(huán)境分析：對(duì)展主題所在產(chǎn)業(yè)和市場(chǎng)的情況分析，對(duì)國(guó)家、展會(huì)舉辦地有關(guān)法律、政策的分析，對(duì)行業(yè)內(nèi)相關(guān)展會(huì)的情況的分析等。

（2） 展會(huì)基本框架設(shè)立：如展會(huì)的名稱(chēng)、時(shí)間、地點(diǎn)、辦展頻率、組織機(jī)構(gòu)、展品范圍、價(jià)格等。

（3） 展會(huì)初步預(yù)算方案：包括收入和支出兩個(gè)部分（4） 展會(huì)實(shí)施的人員分工：項(xiàng)目組成員分成宣傳推廣組、招展組、配套活動(dòng)策劃組等（5） 展會(huì)招展計(jì)劃：在招展組中設(shè)定每個(gè)業(yè)務(wù)員完成招展指標(biāo)；招展客戶資料的分配；設(shè)立每日完成的電話量等（6） 展會(huì)招商計(jì)劃：招展組配合執(zhí)行，主要是對(duì)配套活動(dòng)的贊助招商、展會(huì)各類(lèi)廣告的銷(xiāo)售等（7） 展會(huì)宣傳推廣計(jì)劃：有宣傳推廣組執(zhí)行推廣計(jì)劃，計(jì)劃應(yīng)該設(shè)置時(shí)間節(jié)點(diǎn)，什么時(shí)候完成什么樣的宣傳推廣任務(wù)，如截止**日完成多少家媒體置換、完成微博、微信推送多少條等（8） 展會(huì)籌備進(jìn)度計(jì)劃：設(shè)置各階段要完成的任務(wù)指標(biāo)，如**月完成招展1/2，**月完成招展工作，**月完成展刊資料的收集等（9） 展會(huì)開(kāi)幕式和展會(huì)現(xiàn)場(chǎng)管理計(jì)劃：這部分主要是對(duì)各人員進(jìn)行分工，如開(kāi)幕式組負(fù)責(zé)舞臺(tái)布置監(jiān)督、開(kāi)幕式流程策劃、嘉賓邀請(qǐng)等；展會(huì)現(xiàn)場(chǎng)管理設(shè)立展務(wù)組負(fù)責(zé)，主要的工作有接待展商入館、核對(duì)標(biāo)展眉牌、展位打通核對(duì)、布展期間的各項(xiàng)服務(wù)和展會(huì)進(jìn)行時(shí)的巡館服務(wù)工作；（10）展會(huì)期間舉辦的配套活動(dòng)計(jì)劃：有活動(dòng)策劃組進(jìn)行配套活動(dòng)的策劃和執(zhí)行、《展會(huì)項(xiàng)目立項(xiàng)可行性研究報(bào)告》的寫(xiě)作

首創(chuàng)展臺(tái)設(shè)計(jì)效果圖

3、《展會(huì)項(xiàng)目立項(xiàng)可行性研究報(bào)告》的內(nèi)容應(yīng)包括以下方面：

（1）市場(chǎng)環(huán)境分析

在已收集的各種信息的基礎(chǔ)上，進(jìn)一步分析和論證舉辦展會(huì)的各種市場(chǎng)條件是否具備，是否有舉辦該展會(huì)所需要的各種政策條件和市場(chǎng)條件。市場(chǎng)環(huán)境分析是研究現(xiàn)階段行業(yè)的發(fā)展概況和預(yù)估該行業(yè)未來(lái)的發(fā)展趨勢(shì)。一個(gè)成功的展會(huì)主題必定是有較好發(fā)展前景的行業(yè)，是朝陽(yáng)產(chǎn)業(yè)。

（2）展會(huì)生命力分析

展會(huì)生命力分析是從計(jì)劃舉辦的展會(huì)本身出發(fā)，分析該展會(huì)是否有發(fā)展前途。展會(huì)生命力的分析是對(duì)展會(huì)的戰(zhàn)略思考，是分析展會(huì)未來(lái)的發(fā)展趨勢(shì)、分析展會(huì)是否能長(zhǎng)遠(yuǎn)的發(fā)展、是否能成為行業(yè)內(nèi)有知名度和影響力的展會(huì)。

（3）展會(huì)執(zhí)行計(jì)劃分析

展會(huì)執(zhí)行計(jì)劃分析是從計(jì)劃舉辦的展會(huì)項(xiàng)目的本身出發(fā)，分析該展會(huì)設(shè)立的計(jì)劃在實(shí)施過(guò)程中是否完善、是否還需要補(bǔ)充，設(shè)立的計(jì)劃目標(biāo)完成率多高，按照計(jì)劃是否能保證整個(gè)展會(huì)項(xiàng)目順利完成。檢查各項(xiàng)工作的分工是否合理，是否存在力不從心的安排等。

（4）展會(huì)項(xiàng)目財(cái)務(wù)分析

展會(huì)項(xiàng)目財(cái)務(wù)分析是是否決定辦展的重要參考，是從辦展機(jī)構(gòu)財(cái)務(wù)的角度出發(fā)，分析測(cè)算舉辦該展會(huì)的費(fèi)用支出和收入以及各項(xiàng)財(cái)務(wù)項(xiàng)目分配是否合理；現(xiàn)階段，一個(gè)新的展會(huì)項(xiàng)目要實(shí)現(xiàn)盈利至少要5屆以上或者10屆以上，所以在分析財(cái)務(wù)時(shí)要理性看待財(cái)務(wù)收入支出。

（5）展會(huì)項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)分析

從展會(huì)立項(xiàng)可行性分析的角度看，風(fēng)險(xiǎn)就是辦展機(jī)構(gòu)在舉辦展會(huì)的過(guò)程中，由于一些難以預(yù)料和無(wú)法控制的因素的作用，使辦展機(jī)構(gòu)舉辦展會(huì)的計(jì)劃和舉辦展會(huì)的實(shí)際收益與預(yù)期發(fā)生背離，從而使辦展機(jī)構(gòu)舉辦展會(huì)的計(jì)劃落空；或者是由于招展不利導(dǎo)致展商數(shù)量少而致展會(huì)延后或取消。

（6）改進(jìn)建議

針對(duì)上述問(wèn)題，提出對(duì)展會(huì)項(xiàng)目立項(xiàng)策劃的改進(jìn)建議，指出要成功舉辦該展會(huì)應(yīng)該努力的方向等。